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GTD

自己流GTD

2ヶ月前にスタートしたGTDですが、いまだに続いています。プライベートについては管理していないので純粋なGTDではありません。最初は書いていたのですが、鬱陶しくなって抜いてしまいました。そのせいか、ToDoで管理している項目も50程度でそれほど多くはなく、レビューもほとんど毎日やってます。

このようにかなり自己流にアレンジしており、本来のGTDの考えからは相当ずれているようにも思いますが、仕事がうまく片付いており、限界を感じたときに徐々に無理なく本来のGTDに近づけていけばいいか、と思っています。まずは現時点で収束している内容について、記録を兼ねて書いてみます。

基本的なアイデアは、GTD+Rを紹介されているeXtreme Gadgetさんのサイト(管理者:アジャイルな社長(おぱけん)さん)から、また、MemoPocketsを使うアイデア(GTD+R+M)は上記サイトからのリンクをたどって見つけたシリアルポップ2さんのサイト(管理者:akiakiさん)より、利用させていただいています。この場を借りてお礼申し上げます。

システムとしては、メモ帳(Rhodia No.11)を肌身離さず持ち歩いて、思いついたことは書き付けておき(Inbox的扱い)、後でMoleskineのMemoPocketsにメモを入れて管理しています。MemoPocketsには6つのポケットがありますが、それぞれレビュー後に下記のように分けて入れています。

  1. 本日やる
  2. 1週間以内にやるもの
  3. 1週間以上後にやるもの
  4. いつかやる
  5. 依頼中
  6. 予備(白紙のメモ用紙等)

純粋なGTDのフローに従えば、1~3は、「次の行動リスト」「カレンダー」「プロジェクト」に分けるべきなのでしょうが、私の仕事の場合、前倒しで進めるのが望ましいものが多いので、優先順位という意味合いも含めて、このように分けています。(GTD+Rで紹介されている分け方(Inbox/Today,Week,Month,Someday,Hold)と考え方はほぼ同じと思います)

なお、2,3については、の日付が決まっているものについては、メモに日付も書いているのですが、同時にOutlookのスケジュールにも転記してリマインダーがかかるようにしています。

また、どんなに大きなプロジェクトであっても、簡単なToDoの集合体です。そこでレビューの時には、まず何をすべきか、ということもメモに書くようにしており、これによってその他の単発的なToDoと同じ扱いが可能となります。ただしプロジェクトを進めていく中で、状況が変わって別の方法を取ったほうがよいと思われるときもままあります。その時はメモを新しく書き直しています。

本日やる」カテゴリのメモについては、ミニクリップでまとめて一日持ち歩きながら処理をするようにしていたのですが、いちいちめくっていくのが面倒でしたし、リストの中にある仕事の中でも簡単にすみそうな仕事を先にやってしまうという問題点がありました。何かいい方法はないかな、と考えていたのですが、「ストレスフリーの仕事術」で翻訳者の田口元さんが紹介されていた、バブルマップを併用するようにしてからうまくいくようになりました。これは“いやな感じがするToDoは大きく、そうでないToDoは小さくバブル形式で書き、毎朝作ってその日の終わりにレビューする”というものです。「いやな感じのするToDo」が終わったときには、大きな面積を紙から消し去ることができるため、大きなバブルを消したときのスッキリ感が非常に大きいという効果があります。

毎朝、MemoPockets内の上記1,2(必要に応じて3),5のカテゴリのメモをレビューしながら、「本日やる」カテゴリに入れるべきメモをピックアップします。そして優先順位を考えながら、A4の裏紙にバブルマップとして書き込んでいきます。後は、バブルマップを目の前において、ひたすらバブルマップを消していく作業を行うだけです。

私の場合、「いやな感じのするTodo」としては、“他社の問題となりそうな特許案件の検討”など、複雑な作業を伴うプロジェクト案件が該当していました。この手の仕事は、極めて重要なものが多いのですが、ついつい目の前の簡単な案件を優先して先延ばししてしまいがちで、どうにも後がなくなってからやりはじめるという悪循環に陥っていました。

バブルマップとGTDを使うようにしてからは、この複雑な仕事も日次の仕事としては単に「審査官とのやり取りに目を通して○○という語句について、どのように意見を述べているか見つけ出す」といった簡単な作業になりました。さらに、このような簡単な仕事をするだけで大きなバブルが消えるという楽しみも同時に味わうことができ、仕事が確実に前に進むようになりました。

現状では以上のようにしてやっていますが、まだ改良したい点もいろいろあり(特にカレンダーの処理でOutlookへの転記が面倒)、工夫していきたいと思っています。

さらにGTD

アクセス記録を久しぶりに見てみましたところ、かなりいろいろなところからリンクを張っていただいているようです。特に知財関係の掲示板とか…。最近、知財関係の記事が少なくてすみません。時間がないというのは言い訳になりますが。

全社に関係するいろいろなプロジェクト(もちろん知財関連)に関わるようになったため、自部署の面倒だけ見ていれば良いという感じではなくなってきました。昨月も1/3くらいは出張・外出して意見のヒアリングやプレゼンをしていました。最近は公衆無線LANのポイントが増えてきており、新幹線の駅やらマクドナルドやらで、VPN経由で簡単に会社の自分のメールにアクセスして、巨大なファイルをダウンロードできてしまいます。どこにいっても仕事ができる環境というのは良いのか悪いのかわかりませんが…。

GTDで自分の仕事を管理せざるを得なくなったのには、こういった不定形な仕事が増えてきたことも影響しています。知財の権利化関係の仕事であれば、特許庁の〆に間に合うように後ろから組み立てていけばよいので、スケジュール表だけで基本的には用が足ります。しかし、自分の意思でどうにでもなるようなプロジェクトでは、一日の仕事がどこまでやれば完了なのかよくわからず、だらだらと続けることになりがちです。

あくまでも私の理解ですが、GTDでは、比較的ショートスパンで現在の仕事の着地点を明確にし、それに必要なアクションを具体的に定義しますので、メリハリよく仕事を進めていくことができるように思います。結局、プロジェクトも基本的には細かいタスクの集合であることを考えれば、将来のことはとりあえず信頼のおけるシステムにゆだねて、まずは一つ一つのタスクに集中できるGTDは、今の私にとってたいへん適した手法であると感じています。

なお、以前のエントリでプライベートのことも考えられる限り書き出して管理しようとしていると書きましたが、同じ管理の中に入れるのはやめて、別扱いにすることしました。

ところで、私がメモで仕事を管理しているのを見た部下が、こっそりと「たまには定時で帰る」と書かれたメモをタスクの山の中に忍ばせてくれていました。思いやりに感謝です。

GTDその後

前のエントリで書いたように、GTDStyleWikiを使ってGTDを始めたのですが、GTDStyleWikiはプロジェクトの管理がうまくいかず、あきらめました。プロジェクトで複数のタスクを分けたときに、一つ一つのつながりが見えなくなってしまうのが最大の問題点です。親のプロジェクトにリンクは張られているのですが、いちいち親のプロジェクトのタスクを開くのが面倒で…。

現在は、メモ帳に1つのタスクを1枚、というように書きなぐって、これを管理しています。すでに2週間近く経ちますが、私にはこれが一番性にあうようです。仕事の効率も非常にあがってきています。迷わず今の仕事に没頭できるのが良いですね。

GTD始めてみました

今月になってGTDに手を出しました。GTD(Get Things Done)は、デビッド・アレンという人が考案した仕事術で海外のブロガーの間でここ数年の間に急速に広まり、日本でも1、2年ほど前から普及し始めています。

GTDをやってみようと思ったのは、現状の仕事があまりに忙しく、どうにも手が回らなくなってきたからです。

ヒラの知財部員時代は、担当している技術部門の発明の権利化や要検討特許の対応を熱心にやっていればよかったのですが、管理職になってからはそれだけではなく、組織の予算配分と消化状況の確認、部下の教育、月次の報告書作成、月次会議への参加・発表書類作成、代理人との交渉、知財組織全般の構造改革、技術部門への啓蒙などなど、山のように仕事が舞い込み、忙しくて手が回らないことが多くなってきています。

あれをやろう、と思っていても、時間がたつと忘れてしまったり、メモに書いたとしてもどこに書いたかわからなくなってしまったり…。特に期限のある特許庁の中間処理対応でミスをしてしまうと命取りです。代理人にはかなり迷惑をかけていて、期限ぎりぎりになってリマインダーをかけてくれて救われることもたびたび。

友人の他社の知財部員と話したところ、管理職自らが権利化関連の仕事を抱えるなんて考えられない、と怒られましたが、私の部署は人が少なく、若いメンバーが多いため、そうも言っていられません。というか、知財の仕事の最も面白い部分なので手放したくない、という多少自分勝手な動機もあるにはありますが…。いや、これが全てかも(苦笑)。

GTDの詳細は、ITmedia Biz.ID の解説記事(Getting Things Done(GTD)まとめ)や、記事の最後に紹介する本をごらんいただくのが良いかと思いますが、大きな流れとしては、

  1. 頭の中にある「やりかけの仕事」の全てを書き出す
  2. それぞれの「やりかけの仕事」についてあるべきゴール(結果)を決める
  3. 定期的にレビューする

の3つです。いろいろな解説を読みますと、この「全て書き出すこと」がポイントのようです。脳はハードディスクではないので、必ず忘れるもの。紙でもPCでも何でも良いので、とにかく考えられる全ての気になることを書き出してしまい、脳の中を空っぽにしてしまうことが重要、ということです。あとは書き出したことを決まったルールに従って処理をしていけば、やるべきことが具体的になり、システマティックな管理の中で、次々に処理されてしまう、ということです。
もうひとつ重要なことは、定期的なレビューです。例えば、週に1回必ず書き出したすべての仕事に対してレビューすることがこのシステムを生きたものにするためにきわめて重要だそうです。

GTDはツールを選ばないというのが特徴です。私の場合、紙に書くのかPC用のツールを使うのか考えましたが、PCでやってみることにしました。紙でも良いのでしょうが、そうでなくても机の上に特許関連の書類が散らばっており収拾が付かない状態となっているため、これ以上紙を増やしたくないという気持ちがどこかにあったように思います。

PCを使う場合、データをネット上に置くオンラインタイプのもの(Remember The MilkCheck*pad など)が有名のようですが、セキュリティの心配があるため除外。そこでオフラインタイプ(自分のPC上にデータを置く)について試行錯誤した結果、GTDStyleWiki に決定。これはインターネットを閲覧するためのブラウザ(インターネットエクスプローラなど)を使って自分のPC上のデータを管理できるタイプのものです。GTDに特化しており、きわめて使いやすい感じを受けています。人によっては、データをUSBメモリに置いて、自宅と仕事場の両方で使っている人もいるようです。オフライン型のツールとしては、ThinkingRock という海外のツールも試したのですが、書き出した内容を整理する時点で疲れてしまってやめました。GTDStyleWikiもまだ使い込んでいないのでよくわかりませんが、だめだったら乗り換えればいいさ、という気楽な気持ちでまずはやってみるつもりです。

頭の中にある「やりかけの仕事」を、トータルで2時間くらいかけて書き出してみましたが、100くらいで飽和してしまいました。その中には、仕事はもちろん、自宅の掃除や、子どものおもちゃの廃棄、乗らなくなった原付を売ることなど、気になることはすべて挙げたつもりです。挙げ終わったときは、かなり頭の中がすっきりした感じを受けたのですが、後になって、あれを書き忘れた!と通勤途中で思い出したり(メモしなかったので忘れてしまった)、まだまだ書くべきことはたくさんありそうです。

まだGTD自体をよくわからない点が多く、このような場合はどうしたらよいのか、などいろいろと疑問が湧くことも多くあります。例えば、「ピアノの練習」と書いたのですが、ピアノの練習はやればよいだけですし、いつ終わるというものでもないので、分類に困っています。これは挙げること自体間違いだったのかも知れません。また、気になることとして、毎日、部下の前日の残業時間を会社のイントラのウェブでチェックして承認しているのですが、承認し忘れて昼頃になって労務課からお叱りの連絡を受けることがたびたびあるため、Outlookで毎朝9時にリマインダーをかけています。これも挙げてはみたのですが、前述のピアノの練習と同様、いつ終わるというものでもなく、際限なく続いていくものですので、同様に分類に困っています。このように実際にやってみるとわからないことだらけです。このGW中に本を読んだりいろいろなサイトを見たりしながら、もう少し理解を深めたいと思います。

簡単にGTD本のレビューを。

GTD本としては、この3冊が有名どころです。私は一番左のライフハックプレスのムック本と真ん中の「ストレスフリーの仕事術」を買いました。一番右の「仕事を成し遂げる技術」がGTDのバイブルに当たる本なのですが、Amazonのレビューを見る限りでは、翻訳の質に極めて問題があり、読むのが苦痛なほどである、という意見が多く、手を出すにしても、まずは基本を理解してから、と思い、現時点では買っていません。

ライフハックプレスの本は、実は本日Amazonから届いたばかりで全部を読んではいませんが、Check*padの開発者でもある田口元 氏(百式というLifehacks関連サイトの管理人をされています)による解説が非常にわかりやすく、実際に編集部の人が体験していく記録が順を追って記されています。また、GTDを行うためのツールがアナログからデジタルに至るまで紹介されており、特に初心者には極めてお勧めだと感じました。その他、マインドマップの記事もあります(これも興味があり手を出しているので別途記事にしたいと思います)。

また、「ストレスフリーの仕事術」は、GTDの考案者であるデビッド・アレン氏がメールマガジンに連載した記事が基本となっており、GTDの理念や実践に当たっての心の持ち方といった内容が中心です。したがって、GTDを知っており、ある程度実践している人にとっては有用だと思いますが、初心者が一番最初に読んでも理解しがたいのではないか、と思います。かく言う私はこの本を一番最初に読んだのですが、やはり心の中にあまり多くは残りませんでした。しかしながら、ある程度GTDを知り、実践を開始した今になって、もう一度読み返してみますと、なるほどそういうことだったのか、と読むたびに気づきが得られる箴言の書であると感じます(←このレビューはamazonにも投稿しました)。

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