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2007年6月

自己流GTD

2ヶ月前にスタートしたGTDですが、いまだに続いています。プライベートについては管理していないので純粋なGTDではありません。最初は書いていたのですが、鬱陶しくなって抜いてしまいました。そのせいか、ToDoで管理している項目も50程度でそれほど多くはなく、レビューもほとんど毎日やってます。

このようにかなり自己流にアレンジしており、本来のGTDの考えからは相当ずれているようにも思いますが、仕事がうまく片付いており、限界を感じたときに徐々に無理なく本来のGTDに近づけていけばいいか、と思っています。まずは現時点で収束している内容について、記録を兼ねて書いてみます。

基本的なアイデアは、GTD+Rを紹介されているeXtreme Gadgetさんのサイト(管理者:アジャイルな社長(おぱけん)さん)から、また、MemoPocketsを使うアイデア(GTD+R+M)は上記サイトからのリンクをたどって見つけたシリアルポップ2さんのサイト(管理者:akiakiさん)より、利用させていただいています。この場を借りてお礼申し上げます。

システムとしては、メモ帳(Rhodia No.11)を肌身離さず持ち歩いて、思いついたことは書き付けておき(Inbox的扱い)、後でMoleskineのMemoPocketsにメモを入れて管理しています。MemoPocketsには6つのポケットがありますが、それぞれレビュー後に下記のように分けて入れています。

  1. 本日やる
  2. 1週間以内にやるもの
  3. 1週間以上後にやるもの
  4. いつかやる
  5. 依頼中
  6. 予備(白紙のメモ用紙等)

純粋なGTDのフローに従えば、1~3は、「次の行動リスト」「カレンダー」「プロジェクト」に分けるべきなのでしょうが、私の仕事の場合、前倒しで進めるのが望ましいものが多いので、優先順位という意味合いも含めて、このように分けています。(GTD+Rで紹介されている分け方(Inbox/Today,Week,Month,Someday,Hold)と考え方はほぼ同じと思います)

なお、2,3については、の日付が決まっているものについては、メモに日付も書いているのですが、同時にOutlookのスケジュールにも転記してリマインダーがかかるようにしています。

また、どんなに大きなプロジェクトであっても、簡単なToDoの集合体です。そこでレビューの時には、まず何をすべきか、ということもメモに書くようにしており、これによってその他の単発的なToDoと同じ扱いが可能となります。ただしプロジェクトを進めていく中で、状況が変わって別の方法を取ったほうがよいと思われるときもままあります。その時はメモを新しく書き直しています。

本日やる」カテゴリのメモについては、ミニクリップでまとめて一日持ち歩きながら処理をするようにしていたのですが、いちいちめくっていくのが面倒でしたし、リストの中にある仕事の中でも簡単にすみそうな仕事を先にやってしまうという問題点がありました。何かいい方法はないかな、と考えていたのですが、「ストレスフリーの仕事術」で翻訳者の田口元さんが紹介されていた、バブルマップを併用するようにしてからうまくいくようになりました。これは“いやな感じがするToDoは大きく、そうでないToDoは小さくバブル形式で書き、毎朝作ってその日の終わりにレビューする”というものです。「いやな感じのするToDo」が終わったときには、大きな面積を紙から消し去ることができるため、大きなバブルを消したときのスッキリ感が非常に大きいという効果があります。

毎朝、MemoPockets内の上記1,2(必要に応じて3),5のカテゴリのメモをレビューしながら、「本日やる」カテゴリに入れるべきメモをピックアップします。そして優先順位を考えながら、A4の裏紙にバブルマップとして書き込んでいきます。後は、バブルマップを目の前において、ひたすらバブルマップを消していく作業を行うだけです。

私の場合、「いやな感じのするTodo」としては、“他社の問題となりそうな特許案件の検討”など、複雑な作業を伴うプロジェクト案件が該当していました。この手の仕事は、極めて重要なものが多いのですが、ついつい目の前の簡単な案件を優先して先延ばししてしまいがちで、どうにも後がなくなってからやりはじめるという悪循環に陥っていました。

バブルマップとGTDを使うようにしてからは、この複雑な仕事も日次の仕事としては単に「審査官とのやり取りに目を通して○○という語句について、どのように意見を述べているか見つけ出す」といった簡単な作業になりました。さらに、このような簡単な仕事をするだけで大きなバブルが消えるという楽しみも同時に味わうことができ、仕事が確実に前に進むようになりました。

現状では以上のようにしてやっていますが、まだ改良したい点もいろいろあり(特にカレンダーの処理でOutlookへの転記が面倒)、工夫していきたいと思っています。

知財検定の準備

あと2週間ですがあまり進んでいません。
とりあえず外国制度、契約・係争関係の資料を集めたところです。

5月のアクセス記録

記事のねたがないときに良く使うアクセス記録ですが…。

ココログの記録を見てみると、5月は
 アクセス数合計: 1,361 (日平均: 44)
 訪問者数合計: 638 (日平均: 21)
と毎日約20名の方が来られているようです。

私のブログの場合、記事が増えるにしたがって自然とアクセス数が増えてきたようです。自分としては思っていることを書いているだけなので、アクセスが多いほうが良いとも思っていませんが…。

検索してこられている方も多いようなので、どんな情報を求めて来られているのか見てみました。ざっとの分類したものをグラフにしてみます。件数は以下の通りです。

知財特許系      184
心筋梗塞・障害   38
個人特定           31
カーナビ             23
たまごっち          14
GTD                  13
音楽・ピアノ        13
病気症状             6
西郷                    5
その他               16

「個人特定」は適切な用語ではないかも知れませんが、例えば、"只今療養中"とか"pecan 知財"のように直接このブログを探してアクセスしてきたものです。0705_5

やはり知財特許系がダントツです。さらに細かく見てみると、

知財検定                 56(うち1級が29件)
知財一般                 44
データ捏造               35
特許要件・審査対応   20
FI/Fターム検索         16
クレームドラフト           7
審査官                      4
弁理士試験                2

となっています。知財検定のアクセスが多いのは情報不足によるものが多いと推測されます。特に、そのうち半数以上が"1級"という言葉を検索用語に含めており、1級の情報が少ないことが如実に現れているようです。残念ながら、現時点ではこのブログには1級の情報はほとんど蓄積しておりませんので、無駄足を運ばせてしまったかもしれません。一応、次回受けようと思っているので(そろそろインターネットの申し込みの締め切りですね)、いろいろ情報を蓄積していこうとは思っています。

知財一般は分類に困るものが多いのですが、中には「弁理士 知財 転職 給料」とか、「特許技術者の需要」という検索ワードがありました。たぶん就職、転職を考えている方なのでしょう。特に前者は、弁理士が知財に転職した場合どの程度の給料がもらえるか、という意味でしょうね。会社によってはある程度の資格手当(月数万円?)を用意する可能性がありますが、そこから先を望むのならば、自分で実務能力を磨いていただくしかないと思います。現に私の周りにも、弁理士として転職してきた方が結構おられますが、実務能力はピンキリです

ところで、検索ワードとして「特許部門 地味」というのがありました。そんな記事を書いた覚えはないのですが、やはり特許部門は地味ですかねぇ。

心筋梗塞・身障者関係のアクセスも多いです。特に、心筋梗塞(ステント・バルーン等)と身障者(手帳)とを組み合わせた検索が心筋梗塞・身障者関係全体の8割程度であり、心筋梗塞で身障者に認定されるかどうかという情報を求めておられる方が多いようです。これは主治医がどのように判断するかによると考えたほうが良いでしょう。自治体が医者の判断を無視するとは考えにくいからです。

カーナビ系は問題のある検索が多く、半数近く(9件)がデータの不正コピーに関するものでした。きちんと正規品を買いましょう。

たまごっち電池交換に関する記事を一回書いたのが、ロングヒットになりました。買ってからもう1年半になりますが、いまだに娘のたまごっちは動いています。電池交換も約3ヶ月に1回していますので、すでに5回くらい交換したでしょうか。学校に行っている間などに何度も病気になって昇天してしまったようですが、アイテムはずっと引き継がれるようです。記事の中に電池の品名(CR2032)も書いておいたので、出先で電池の品名を忘れてしまったときに、携帯でチェックして買って帰ることができ、助かったことがありました。

その他は以下のとおり、全く書いた記憶のない記事ばかりで、逆に言えば、この意外性が面白く感じられます。

「整理 机 管理職」
管理職の机の上を整理するという情報の検索でしょうか? 私の机の上は汚いので参考にはなりそうにありませんね。

「エコー 陰毛 検査」
「陰毛 一つの毛穴 2本の毛」

コメントしづらいのですが、以前のカテーテル検査のときの記事が引っかかってきているのでしょう。しかし2つめの検索ワードは何でしょうか。一つの毛穴に2本の毛が生えているということでしょうか。気になりますね。

「滋志 読み方」
なんと読むのでしょうか。わかったら教えてください。

「blogの影響による自殺例」
掲示板による自殺例はどこかで見たような気がしますが、blogも同じことですね。この場合、blog開設者が加害者なのか被害者なのかがわかりませんが、気をつけたいものです。

「猫を轢く」
これは書いた記憶があります。飛び出してきた猫を避けようとして人身事故を起こしたケースに対するコメントです。

「VBAオセロ」
これは何だろう。VBAでオセロを作るということでしょうか。Excelのマス目を利用すれば、比較的簡単にできるかも知れませんね。

「90年代のパソコン 大きさ」
確かに90年代のパソコンは大きかったと思いますが、このような漠然とした検索で答えにたどり着いたのでしょうか。気になります。

さらにGTD

アクセス記録を久しぶりに見てみましたところ、かなりいろいろなところからリンクを張っていただいているようです。特に知財関係の掲示板とか…。最近、知財関係の記事が少なくてすみません。時間がないというのは言い訳になりますが。

全社に関係するいろいろなプロジェクト(もちろん知財関連)に関わるようになったため、自部署の面倒だけ見ていれば良いという感じではなくなってきました。昨月も1/3くらいは出張・外出して意見のヒアリングやプレゼンをしていました。最近は公衆無線LANのポイントが増えてきており、新幹線の駅やらマクドナルドやらで、VPN経由で簡単に会社の自分のメールにアクセスして、巨大なファイルをダウンロードできてしまいます。どこにいっても仕事ができる環境というのは良いのか悪いのかわかりませんが…。

GTDで自分の仕事を管理せざるを得なくなったのには、こういった不定形な仕事が増えてきたことも影響しています。知財の権利化関係の仕事であれば、特許庁の〆に間に合うように後ろから組み立てていけばよいので、スケジュール表だけで基本的には用が足ります。しかし、自分の意思でどうにでもなるようなプロジェクトでは、一日の仕事がどこまでやれば完了なのかよくわからず、だらだらと続けることになりがちです。

あくまでも私の理解ですが、GTDでは、比較的ショートスパンで現在の仕事の着地点を明確にし、それに必要なアクションを具体的に定義しますので、メリハリよく仕事を進めていくことができるように思います。結局、プロジェクトも基本的には細かいタスクの集合であることを考えれば、将来のことはとりあえず信頼のおけるシステムにゆだねて、まずは一つ一つのタスクに集中できるGTDは、今の私にとってたいへん適した手法であると感じています。

なお、以前のエントリでプライベートのことも考えられる限り書き出して管理しようとしていると書きましたが、同じ管理の中に入れるのはやめて、別扱いにすることしました。

ところで、私がメモで仕事を管理しているのを見た部下が、こっそりと「たまには定時で帰る」と書かれたメモをタスクの山の中に忍ばせてくれていました。思いやりに感謝です。

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