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自己流GTD

2ヶ月前にスタートしたGTDですが、いまだに続いています。プライベートについては管理していないので純粋なGTDではありません。最初は書いていたのですが、鬱陶しくなって抜いてしまいました。そのせいか、ToDoで管理している項目も50程度でそれほど多くはなく、レビューもほとんど毎日やってます。

このようにかなり自己流にアレンジしており、本来のGTDの考えからは相当ずれているようにも思いますが、仕事がうまく片付いており、限界を感じたときに徐々に無理なく本来のGTDに近づけていけばいいか、と思っています。まずは現時点で収束している内容について、記録を兼ねて書いてみます。

基本的なアイデアは、GTD+Rを紹介されているeXtreme Gadgetさんのサイト(管理者:アジャイルな社長(おぱけん)さん)から、また、MemoPocketsを使うアイデア(GTD+R+M)は上記サイトからのリンクをたどって見つけたシリアルポップ2さんのサイト(管理者:akiakiさん)より、利用させていただいています。この場を借りてお礼申し上げます。

システムとしては、メモ帳(Rhodia No.11)を肌身離さず持ち歩いて、思いついたことは書き付けておき(Inbox的扱い)、後でMoleskineのMemoPocketsにメモを入れて管理しています。MemoPocketsには6つのポケットがありますが、それぞれレビュー後に下記のように分けて入れています。

  1. 本日やる
  2. 1週間以内にやるもの
  3. 1週間以上後にやるもの
  4. いつかやる
  5. 依頼中
  6. 予備(白紙のメモ用紙等)

純粋なGTDのフローに従えば、1~3は、「次の行動リスト」「カレンダー」「プロジェクト」に分けるべきなのでしょうが、私の仕事の場合、前倒しで進めるのが望ましいものが多いので、優先順位という意味合いも含めて、このように分けています。(GTD+Rで紹介されている分け方(Inbox/Today,Week,Month,Someday,Hold)と考え方はほぼ同じと思います)

なお、2,3については、の日付が決まっているものについては、メモに日付も書いているのですが、同時にOutlookのスケジュールにも転記してリマインダーがかかるようにしています。

また、どんなに大きなプロジェクトであっても、簡単なToDoの集合体です。そこでレビューの時には、まず何をすべきか、ということもメモに書くようにしており、これによってその他の単発的なToDoと同じ扱いが可能となります。ただしプロジェクトを進めていく中で、状況が変わって別の方法を取ったほうがよいと思われるときもままあります。その時はメモを新しく書き直しています。

本日やる」カテゴリのメモについては、ミニクリップでまとめて一日持ち歩きながら処理をするようにしていたのですが、いちいちめくっていくのが面倒でしたし、リストの中にある仕事の中でも簡単にすみそうな仕事を先にやってしまうという問題点がありました。何かいい方法はないかな、と考えていたのですが、「ストレスフリーの仕事術」で翻訳者の田口元さんが紹介されていた、バブルマップを併用するようにしてからうまくいくようになりました。これは“いやな感じがするToDoは大きく、そうでないToDoは小さくバブル形式で書き、毎朝作ってその日の終わりにレビューする”というものです。「いやな感じのするToDo」が終わったときには、大きな面積を紙から消し去ることができるため、大きなバブルを消したときのスッキリ感が非常に大きいという効果があります。

毎朝、MemoPockets内の上記1,2(必要に応じて3),5のカテゴリのメモをレビューしながら、「本日やる」カテゴリに入れるべきメモをピックアップします。そして優先順位を考えながら、A4の裏紙にバブルマップとして書き込んでいきます。後は、バブルマップを目の前において、ひたすらバブルマップを消していく作業を行うだけです。

私の場合、「いやな感じのするTodo」としては、“他社の問題となりそうな特許案件の検討”など、複雑な作業を伴うプロジェクト案件が該当していました。この手の仕事は、極めて重要なものが多いのですが、ついつい目の前の簡単な案件を優先して先延ばししてしまいがちで、どうにも後がなくなってからやりはじめるという悪循環に陥っていました。

バブルマップとGTDを使うようにしてからは、この複雑な仕事も日次の仕事としては単に「審査官とのやり取りに目を通して○○という語句について、どのように意見を述べているか見つけ出す」といった簡単な作業になりました。さらに、このような簡単な仕事をするだけで大きなバブルが消えるという楽しみも同時に味わうことができ、仕事が確実に前に進むようになりました。

現状では以上のようにしてやっていますが、まだ改良したい点もいろいろあり(特にカレンダーの処理でOutlookへの転記が面倒)、工夫していきたいと思っています。

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