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GTD始めてみました

今月になってGTDに手を出しました。GTD(Get Things Done)は、デビッド・アレンという人が考案した仕事術で海外のブロガーの間でここ数年の間に急速に広まり、日本でも1、2年ほど前から普及し始めています。

GTDをやってみようと思ったのは、現状の仕事があまりに忙しく、どうにも手が回らなくなってきたからです。

ヒラの知財部員時代は、担当している技術部門の発明の権利化や要検討特許の対応を熱心にやっていればよかったのですが、管理職になってからはそれだけではなく、組織の予算配分と消化状況の確認、部下の教育、月次の報告書作成、月次会議への参加・発表書類作成、代理人との交渉、知財組織全般の構造改革、技術部門への啓蒙などなど、山のように仕事が舞い込み、忙しくて手が回らないことが多くなってきています。

あれをやろう、と思っていても、時間がたつと忘れてしまったり、メモに書いたとしてもどこに書いたかわからなくなってしまったり…。特に期限のある特許庁の中間処理対応でミスをしてしまうと命取りです。代理人にはかなり迷惑をかけていて、期限ぎりぎりになってリマインダーをかけてくれて救われることもたびたび。

友人の他社の知財部員と話したところ、管理職自らが権利化関連の仕事を抱えるなんて考えられない、と怒られましたが、私の部署は人が少なく、若いメンバーが多いため、そうも言っていられません。というか、知財の仕事の最も面白い部分なので手放したくない、という多少自分勝手な動機もあるにはありますが…。いや、これが全てかも(苦笑)。

GTDの詳細は、ITmedia Biz.ID の解説記事(Getting Things Done(GTD)まとめ)や、記事の最後に紹介する本をごらんいただくのが良いかと思いますが、大きな流れとしては、

  1. 頭の中にある「やりかけの仕事」の全てを書き出す
  2. それぞれの「やりかけの仕事」についてあるべきゴール(結果)を決める
  3. 定期的にレビューする

の3つです。いろいろな解説を読みますと、この「全て書き出すこと」がポイントのようです。脳はハードディスクではないので、必ず忘れるもの。紙でもPCでも何でも良いので、とにかく考えられる全ての気になることを書き出してしまい、脳の中を空っぽにしてしまうことが重要、ということです。あとは書き出したことを決まったルールに従って処理をしていけば、やるべきことが具体的になり、システマティックな管理の中で、次々に処理されてしまう、ということです。
もうひとつ重要なことは、定期的なレビューです。例えば、週に1回必ず書き出したすべての仕事に対してレビューすることがこのシステムを生きたものにするためにきわめて重要だそうです。

GTDはツールを選ばないというのが特徴です。私の場合、紙に書くのかPC用のツールを使うのか考えましたが、PCでやってみることにしました。紙でも良いのでしょうが、そうでなくても机の上に特許関連の書類が散らばっており収拾が付かない状態となっているため、これ以上紙を増やしたくないという気持ちがどこかにあったように思います。

PCを使う場合、データをネット上に置くオンラインタイプのもの(Remember The MilkCheck*pad など)が有名のようですが、セキュリティの心配があるため除外。そこでオフラインタイプ(自分のPC上にデータを置く)について試行錯誤した結果、GTDStyleWiki に決定。これはインターネットを閲覧するためのブラウザ(インターネットエクスプローラなど)を使って自分のPC上のデータを管理できるタイプのものです。GTDに特化しており、きわめて使いやすい感じを受けています。人によっては、データをUSBメモリに置いて、自宅と仕事場の両方で使っている人もいるようです。オフライン型のツールとしては、ThinkingRock という海外のツールも試したのですが、書き出した内容を整理する時点で疲れてしまってやめました。GTDStyleWikiもまだ使い込んでいないのでよくわかりませんが、だめだったら乗り換えればいいさ、という気楽な気持ちでまずはやってみるつもりです。

頭の中にある「やりかけの仕事」を、トータルで2時間くらいかけて書き出してみましたが、100くらいで飽和してしまいました。その中には、仕事はもちろん、自宅の掃除や、子どものおもちゃの廃棄、乗らなくなった原付を売ることなど、気になることはすべて挙げたつもりです。挙げ終わったときは、かなり頭の中がすっきりした感じを受けたのですが、後になって、あれを書き忘れた!と通勤途中で思い出したり(メモしなかったので忘れてしまった)、まだまだ書くべきことはたくさんありそうです。

まだGTD自体をよくわからない点が多く、このような場合はどうしたらよいのか、などいろいろと疑問が湧くことも多くあります。例えば、「ピアノの練習」と書いたのですが、ピアノの練習はやればよいだけですし、いつ終わるというものでもないので、分類に困っています。これは挙げること自体間違いだったのかも知れません。また、気になることとして、毎日、部下の前日の残業時間を会社のイントラのウェブでチェックして承認しているのですが、承認し忘れて昼頃になって労務課からお叱りの連絡を受けることがたびたびあるため、Outlookで毎朝9時にリマインダーをかけています。これも挙げてはみたのですが、前述のピアノの練習と同様、いつ終わるというものでもなく、際限なく続いていくものですので、同様に分類に困っています。このように実際にやってみるとわからないことだらけです。このGW中に本を読んだりいろいろなサイトを見たりしながら、もう少し理解を深めたいと思います。

簡単にGTD本のレビューを。

GTD本としては、この3冊が有名どころです。私は一番左のライフハックプレスのムック本と真ん中の「ストレスフリーの仕事術」を買いました。一番右の「仕事を成し遂げる技術」がGTDのバイブルに当たる本なのですが、Amazonのレビューを見る限りでは、翻訳の質に極めて問題があり、読むのが苦痛なほどである、という意見が多く、手を出すにしても、まずは基本を理解してから、と思い、現時点では買っていません。

ライフハックプレスの本は、実は本日Amazonから届いたばかりで全部を読んではいませんが、Check*padの開発者でもある田口元 氏(百式というLifehacks関連サイトの管理人をされています)による解説が非常にわかりやすく、実際に編集部の人が体験していく記録が順を追って記されています。また、GTDを行うためのツールがアナログからデジタルに至るまで紹介されており、特に初心者には極めてお勧めだと感じました。その他、マインドマップの記事もあります(これも興味があり手を出しているので別途記事にしたいと思います)。

また、「ストレスフリーの仕事術」は、GTDの考案者であるデビッド・アレン氏がメールマガジンに連載した記事が基本となっており、GTDの理念や実践に当たっての心の持ち方といった内容が中心です。したがって、GTDを知っており、ある程度実践している人にとっては有用だと思いますが、初心者が一番最初に読んでも理解しがたいのではないか、と思います。かく言う私はこの本を一番最初に読んだのですが、やはり心の中にあまり多くは残りませんでした。しかしながら、ある程度GTDを知り、実践を開始した今になって、もう一度読み返してみますと、なるほどそういうことだったのか、と読むたびに気づきが得られる箴言の書であると感じます(←このレビューはamazonにも投稿しました)。

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