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代理人事務所の構造的リスク?

コンフリクトの問題もあって、分野ごとにいくつかの代理人を使い分けています。当然ながら代理人によって得意分野もありますし、明細書の品質も癖も一様ではありません。しかしながら、依頼する側としては一定の水準は満たしていてもらわないと依頼する意味がありません。この点で、昨年、ある代理人を使っているときに問題だと感じたことがあります。

かなり大きな規模の事務所ですが、ほとんどが非弁理士の特許技術者(名刺に弁理士と書かれていない、いわゆる補助員)で、弁理士は数えるほど。これまでは明細書の品質が安定していたので安心して使っていたのですが、あるとき、いきなり明細書の質ががくっと落ちました。

この事務所では、一人が書いた明細書を複数人でチェックしているので品質が安定している、と聞いておりましたが、とてもそうは見えません。こちらから提出した発明者の草稿もあまり出来がよくなかったのですが、全体的に発明の本質を理解しておらず、技術的な言葉を並べて体裁だけ整えた明細書になっています。明細書の後の方に出てくる概念が何の説明もなく、前の方に書かれていたり、サブクレームのうち実施可能要件が満たされていないものがあったりと、チェックに非常に時間がかかり、知財部の新入社員の明細書を添削しているような感じでした。

担当者は最近登録されたばかりの新人弁理士さんでした。電話で本人と何度かやりとりしましたが、あまり技術には詳しくないようで、こちらの意図することがうまく伝わりません。口頭で“○○の内容に関して、もう少し肉付けして補充をお願いします”と言っても、全く肉付けがなく、こちらの言ったことがそのまま文章になっているなど、いらいらが募るばかりです。

これまでこの事務所において、新人の特許技術者に明細書を作成してもらったことはありました。このときは仮に技術に詳しくなかったとしても、同じ特許技術者の先輩も入って数人で検討を行なってくれ、最終的なアウトプットとしては、許容範囲に入るものとなっていました。しかしながら、この新人弁理士さんに対しては、誰も協力していないように見えます。本人の性格の問題なのか、事務所の問題なのかはわかりませんが…。

似たような形態(少数の弁理士が多数の技術者を統括)の別の事務所の特許技術者から企業知財に転職した知り合いに聞いてみたところ、彼が所属していた事務所では、“特許技術者は弁理士先生の明細書に対しては口出ししない風潮があった”とのこと。

今回の場合も、この事務所で大多数を占める非弁理士の特許技術者と、弁理士との間に心理的な障壁があるのではないか、と気になりました。特許技術者が弁理士の明細書をチェックすることに抵抗があるのか、弁理士のプライドが邪魔して特許技術者に明細書をチェックして欲しいと頼めないのか…。

結局、この新人弁理士さんにいくら言っても埒が明かなかったので、以前から中心的に担当してもらっているベテランの特許技術者に電話して、この新人弁理士さんを支援してもらうようにお願いしたところ、明細書全体が修正され、完全に満足できる出来ではありませんでしたが、格段によくなって戻ってきました。

この事務所の場合、請け負っている仕事量に比べて弁理士の数が少なすぎるため、全面的に特許技術者(補助員)に頼らざるを得ない状況に陥り、新人の弁理士を教育する余裕がないようにも思います。

これまで依頼する側としては、品質・コスト・納期さえ水準を満たしていれば、OKであり、どのように解決するかは代理人側で考えるべき問題だと考えていたのですが、経験豊かな弁理士のみで構成された事務所の方がこういった面倒がなくて良いと認識を改めました。

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コメント

いつも拝見させていただいております。特許事務所に転職して2年の者(非弁理士)です。

企業知財部にて経験豊かな方だと察しておりますが、今回の結論はいささか短絡的ではないでしょうか。お怒りはわかりますが。

明細書を書く仕事は極めて属人的なものであり、実際のところ、頼んでみなければわからないというのが現実だと思います。少人数の事務所を除き、一般的な企業のように社員が社名を背負って仕事をしているようなことはありません。

信頼できる代理人の確保は、企業知財部員の手腕の一つと考えます。

ryu-kohさん、コメントありがとうございます。

投稿の時点ではかなり時間も経過していたので、怒りの気持ちはなく冷静に書いたつもりだったのですが、怒っているという印象を与えてしまいましたでしょうか。また、ryu-kohさんをはじめとする、業界の関係者に不快な気持ちを与えてしまったとするならば、意図するところではなく、大変申し訳ありません。

投稿を読み返してみましたが、若干、説明不足の点があるように思われましたので、補足させていただきたいと思います。

まず、ryu-kohさんのおっしゃるとおり、
「明細書を書く仕事は極めて属人的なもの」
「少人数の事務所を除き、一般的な企業のように社員が社名を背負って仕事をしているようなことはありません。」
というご見解に照らしてみるならば、私の投稿は業界の常識に合わず、馬鹿なことを言っていると思われるかも知れません。確かに、実際に付き合っている別の事務所では、明細書の質は、完全に個人のスキルに依存しており、依頼時に、A分野は○○先生、B分野は△△先生、と直接個人に連絡するのが普通です。また、ある先生以外には誰にも任せられる人がいないという極端な事務所もあります。このような場合、こちらの方で看板となっている弁理士の先生を把握して、直接指名すれば事足ります。明細書を手工芸の芸術作品のようなものと考えるのであれば、それで良いのかもしれません。

しかしながら、事務所間の競争が激化しているためか、異なるスタンスで経営を始めている事務所が増えているのも確かであり、今回例に挙げた事務所も、上記の業界常識から外れた部分で経営している(少なくとも経営したいと考えている)ようです。文中に「一人が書いた明細書を複数人でチェックしているので品質が安定している」と書きましたが、この文言は、“誰が明細書を作成しても一定以上の品質を保証する”という事務所幹部の売り文句に対して、それをどのように担保するのか、というこちらの質問に対する回答でした。長くなるため本文では端折ったのですが、このあたりの事情を書いておくべきだったかも知れません。

ただし、そのように言い切ったからには、少なくともこの事務所に対しては上記の業界常識は適用されないと考えるべきであり、一人一人の仕事のアウトプットに事務所として責任を持ってもらいたい、と当然期待します。上記の業界標準の事務所が手工芸の芸術作品とするならば、こちらは工場制手工業といったところでしょうか。ホームランは出にくいかも知れませんが、一定のレベルは満たしているというものです。

この事務所は、品質が安定している点のほか、要望した事項が次からの全出願に即座に反映される(担当者に関らず)、人に依存する点が少ないため、納期が安定している、コストがリーズナブルである、など多々の良い点があり、私としては大変評価しております。ただ、弁理士と非弁理士との間で情報が共有されにくい、と以前から感じており、今回の投稿で結論と結び付けて考えました。よって経緯についての説明が不足しており、いささか短絡的と感じられるのも仕方ない部分であると思います。

昼休みの短い時間でまとめたため、まだ舌足らずの点があるかとは思いますが、ご意見があればまたよろしくお願いいたします。

 大手電機メーカーで知財メンバー3名の極小事業場の知財部で働いているものです。知財は本社知財が最終的には管理しておりますが、実務が事業場知財が行っています。
 外部事務所の質の管理については、毎年点数をつけてそれに応じてお支払いする金額のランクを決定しています。審査には各事業場がベテランの知財マンが集まり、明細書の中までしっかり吟味しております。
 但し、事務所というより個人のレベルの問題だなと最終的に感じます。うちのような極小事業場ですと、出願件数も少なく内部で処理することが大半なのでたまにしか依頼しないためか外部事務所の担当者もその時々で異なり、大丈夫かと最後まで信頼できない方も多々おられるのが現状です。
 また、大手電機メーカーながら、明細書はまず技術者が書いております。提案書レベルでなく、明細書の項目に従い書いてもらっています。ゆえに中には技術者でも相当うまい方もおられます。その分もあり、報奨金はきっちりお支払いしていると思います。
 今のところ、いい人に当たったら、もってものって感じで、重要な案件は、外部事務所には頼まないようにしています。
 但し、外国出願となるとそうはいきません。現地の代理人の質まで管理するのは出来ていないのではと思います。キャノンのように米国出願の3割を社内で直接行い、そのノウハウを蓄積しているのにならい、弊社でも取り組み始めたところのようです。
 ホント雑感になりまりましたが、ホント信じられない外務事務所の担当者がいることは確かだと思います。

○○さん(前日にコメントをいただいた方でしょうか)、コメントありがとうございます。

実は、いただいたコメントの内容を見て大変驚きました。私の状況とよく似ておりますので…。違う点は、現在の私の担当事業所は、知財メンバーは私を含めて5名という点くらいのもので、あとはだいたい同じです。

>代理人の質の管理の件
私もベテラン知財マンというわけではないのですが、年度末に事務所の評価を担当しています。今年は評価を行ったメンバーが、何人かで分担して代理人を訪問して評価結果と要望事項などを伝えさせていただきました。幸い、今回私が訪問した代理人は、評価が現状維持以上だったので、特にこじれることもなく、うまく関係を維持することができました。

ただ、今年になって、ある代理人の内部での担当者が変更になり、そのとたんにガクッと質(明細書の質以前に“納期を守る”“遅れるときは連絡を入れる”など基本的なインターフェースの部分)が落ちてしまい、困っています。この代理人は前年度の評価結果が良好であり、今年度から高い評価に変更したばかりなので残念に感じています。

> 今のところ、いい人に当たったら、もってものって感じで、重要な案件は、
> 外部事務所には頼まないようにしています。

>  但し、外国出願となるとそうはいきません。現地の代理人の質まで管理する
> のは出来ていないのではと思います。

何人か他社の知財の方とお話したことがありますが、こういう戦略をとられるところも多いですね。重要案件は、他社の出方に合わせて、補正、分割を頻繁に行うケースが多いので、事業の状況を完全に把握していない代理人に任せるとこちらの意図したのと異なるものになってしまう可能性が大ですね。知財の完全なコントロール下に置いておくのがよいのだ、と理解しています。

また、外国の現地代理人の質のコントロールは難しいですね。まずは現地に知財の拠点を置いて、現地の知財部員が、現地代理人に直接明細書やクレームのレビューをしてもらったりする中で、一つ一つ状況を細かく把握していかなければ無理でしょう。

“信じられない担当者がいる”というのも事実で、私が最近(過去1年以内)遭遇した一番信じられない出来事としては、競合他社の出願直後の原稿を間違って送ってきたことでしょう。逆に考えれば、自社の原稿が他のクライアントに流れている可能性も否定できないわけで…。あまりにも重大なミスなので、さすがに所長に連絡するのは控え、担当者の上司に連絡して対応しましたが…。人間のチェックに頼っている限り、こういうミスは必ず起こるものです。

名無しですいませんでした。
しばらく夏休みでインタネットも見ていない状態だったので、
返事がされていることに今日気が付きました。恐縮です。
酒井美里さんのHPから本サイトを知ったものです。
これからもよろしくお願いします。

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